Tietosuojaseloste

Voimassa 7.6.2023 alkaen.

Tämä on Kulttuuria kaikille -palvelun / Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry:n tietosuojalain mukainen tietosuojaseloste. Tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä henkilötietoja toimintaamme osallistuvista ihmisistä sekä palvelujemme ja verkkosivumme käyttäjistä kerätään ja mitä henkilötiedoilla tehdään.

Tämä tietosuojaseloste koskee Kulttuuria kaikille -palvelun kaikkia palveluja, tapahtumia, yhteystietorekisteriä, sähköpostilistaa, verkkosivustoa, rekrytointeja sekä palkkionmaksua. Ainoastaan Kaikukortti-toiminnalle on oma tietosuojaseloste: Kaikukortin tietosuojaseloste (www.kaikukortti.fi).

1. Rekisterinpitäjä

Kulttuuria kaikille -palvelu / Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry

Y-tunnus: 2549710-5

Osoite:
Tallberginkatu 1 / 48
00180 Helsinki

2. Tietosuojavastaava ja yhteyshenkilö rekisteriin liittyvissä asioissa

Niina Kettunen
vs. toiminnanjohtaja 1.9.2023-31.8.2024
niina.kettunen@cultureforall.fi
puh. 040 634 1938

Voit kysyä yhteyshenkilöltä lisätietoa tästä selosteesta tai henkilötietojesi käytöstä.

Rekisteristä vastaa vs. toiminnanjohtaja Niina Kettunen.

3. Mihin tarkoituksiin rekisteriä käytetään?

Henkilötietojesi käyttö perustuu siihen, että olet jäsenorganisaatiomme edustaja, yhteistyökumppanimme tai asiakkaamme. Se voi perustua myös siihen, että olemme tehneet kanssasi sopimuksen. Lisäksi voit antaa meille suostumuksesi käyttää tietojasi. Voimme käyttää tietojasi myös siksi, että tarvitsemme niitä verkkosivujen toimintaan tai viestintään.

Käytämme henkilötietojasi, jos olet itse rekisteröitynyt kulttuurin ja taiteen saavutettavuutta, yhdenvertaisuutta ja moninaisuutta koskevien uutisten ja tiedotteiden tilaajaksi tai ilmoittautunut tapahtumaamme. Lisäksi käytämme tietojasi, jos olet yhteistyökumppanimme tai olet muulla tavalla ilmoittanut haluavasi saada alaamme koskevaa tietoa.

Tietojasi käytetään uutiskirjeiden lähettämiseen, palvelun toimintaa ja kulttuurin yhdenvertaisuutta koskevaan tiedottamiseen ja ammatilliseen yhteydenpitoon ja palveluun. Tietojasi voidaan käsitellä myös tutkimusten ja kyselyjen toteuttamiseksi.

Tietojasi ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

4. Minkälaisia tietoja rekisteri sisältää?

Rekisterimme sisältää yhteystietosi: vähintään nimesi ja sähköpostiosoitteesi.

Lisäksi saatamme kerätä tarvittaessa seuraavia tietoja:

henkilön edustama organisaatio
ammatti- tai tehtävänimike
toimiala
lähiosoite
postinumero, postitoimipaikka ja maa
puhelinnumero
verkkosivun osoite
viestinnän kieli
henkilön edustama taiteenala
tiedot yhdistyksen henkilölle lähettämistä laskuista
henkilön omissa tai organisaationsa nimissä antamat kysely- tai tutkimusvastaukset
kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita valintoja
tietojen tallennuksen ajankohta ja lokitiedot
tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista
erityisruokavalio (esim. tapahtumailmoittautumiset ja henkilöstö)
valokuvia
CV (vain rekrytointi ja henkilöstö)
verokortti (vain henkilöstö ja palkkionsaajat)
henkilötunnus (vain henkilöstö ja palkkionsaajat)
muut asiakas- tai yhteistyösuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot sekä kaikki muut sivuston tai palvelumme kannalta tarpeelliset tiedot.

HUOM! Jos lähetät meille työhakemuksen, älä kirjoita henkilötunnustasi tai tarkkaa syntymäaikaasi hakemukseesi tai ansioluetteloosi. Emme tarvitse tätä tietoa rekrytointiprosessin aikana.

5. Mistä keräämme tiedot

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan pääasiassa sinulta itseltäsi esimerkiksi verkkosivuille linkitetyillä lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, sähköpostilistan/uutiskirjeen liittymislomakkeella, muilla tietolomakkeilla, henkilökohtaisista tapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas, yhteistyökumppani, työnhakija, työntekijä tai palkkion saaja luovuttaa meille tietojaan.

Lisäksi poimimme itse tarvittaessa julkisilta listoilta tai verkkosivuilta kulttuurialan toimijoiden, median tai julkishallinnon yhteystietoja, joita tarvitaan yhteydenpitoon ja tiedotustoimintaan. Joitain julkisia tietoja, kuten y-tunnus, voidaan hakea rekisteriin internetistä esimerkiksi laskutusta varten.

6. Miten suojaamme henkilötiedot

Henkilötiedot kerätään tietokantoihin ja palvelimellemme. Jotkut tiedot säilytetään paperiarkistossa. Tietokannat, paperit, tiedostot ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja ne on suojattu palomuureilla, salasanoilla sekä muilla teknisillä keinoilla. Tiedot sijaitsevat Suomessa (paitsi Google Formsilla kerätyt tiedot).

Tietoihin pääsevät vain ne Kulttuuria kaikille -palvelun työntekijät, joiden työhön tietojen käsittely kuuluu. Lisäksi tietoihin pääsevät sellaiset henkilöt, joilta Kulttuuria kaikille -palvelu ostaa esimerkiksi kirjanpitoa ja palveluiden ylläpitoa. Kaikilla näillä henkilöillä on velvollisuus pitää tiedot salassa. Tietoja ei siis saa kertoa kenellekään.

Esimerkkejä:

Vain toiminnanjohtajalla on pääsy rekrytointi@cultureforall.fi-sähköpostin viesteihin.
Vain uuden työntekijän valinnassa mukana olevat henkilöt ja toiminnanjohtaja käsittelevät työnhakuun liittyviä henkilötietoja. Uuden työntekijän valintaan osallistuu yleensä Kulttuuria kaikille -palvelun / Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry:n henkilökuntaa, joskus myös Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry:n hallituksen jäseniä tai muita asiantuntijoita.
Vain palkkion maksun yhteyshenkilö ja toiminnanjohtaja sekä kirjanpitäjä käsittelevät palkkion maksuun liittyviä henkilötietoja.

7. Kuinka kauan henkilötietojasi säilytetään

Säilytämme tietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen tiedottamisen, asiakassuhteen ja sopimusten toteutumisen, ammatillisen yhteydenpidon ja palvelun, rekrytointiprosessin, tai palkan tai palkkion maksun kannalta. Lisäksi lainsäädäntö vaikuttaa siihen, kauanko säilytämme tietoja.

Poistamme rekisteristä tietosi, kun emme enää tarvitse niitä. Esimerkiksi tapahtumien osallistujalistat ja ilmoittautumistiedot poistamme viimeistään 3 kuukauden kuluttua tapahtumasta. Rekrytointiprosessissa mukana olevat työntekijämme poistavat rekrytointiin liittyvät hakemukset, CV:t ja sähköpostit viimeistään kuukauden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä. Kaikki paperille tulostetut hakemukset ja CV:t tuhotaan tietoturvallisesti. Vain Kulttuuria kaikille -palvelun toiminnanjohtajalla on tämän jälkeen pääsy rekrytointiprosessin aineistoon, ja hän tuhoaa ne lopullisesti vuoden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä.

Avoimia hakemuksia säilytämme korkeintaan yhden kuukauden hakemusten lähettämisestä.

Voit myös koska tahansa pyytää meitä poistamaan osan tai kaikki tietosi joko jostain tai kaikista rekistereistämme.

Voimme poistaa tietosi rekisteristä vain, jos meillä ei ole laillista pakollista syytä säilyttää niitä (kuten esimerkiksi voimassa olevaa sopimusta, kirjanpitoa tai muuta tarkoitusta, jota varten tietojasi tarvitaan toistaiseksi). Esimerkiksi kirjanpitäjämme ja toiminnanjohtajamme säilyttävät palkkioiden ja palkkojen maksuun liittyvät henkilötiedot kuuden vuoden ajan.

8. Evästeet

Verkkosivuillamme www.kulttuuriakaikille.fi käytetään evästeitä, jotta sivusto toimii ja sitä voi käyttää.

Evästeet ovat pieniä, tietokoneesi tai mobiililaitteesi selaimelle tallennettavia tekstitiedostoja, jotka eivät vahingoita laitettasi. Evästeet tunnistavat tietokoneesi tai mobiililaitteesi, kun tulet palveluun ja liikut sen sisällä.

Verkkosivujemme evästeiden avulla kerätään myös tietoa sivuston käytöstä ja kehitetään sivustoa. Evästeiden avulla ei kerätä henkilötietojasi tai selaushistoriaasi. Sinua ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla.

Tietokoneesi selaimen tai mobiililaitteen asetuksista voit hallita evästeiden käyttöä tai halutessasi estää ne kokonaan. Jos estät asetuksistasi evästeiden käytön kokonaan, et välttämättä pysty käyttämään verkkosivuamme.

Evästeitä verkkosivuillamme käyttävät palvelut:

ReadSpeakerin kuuntelutoiminnot webReader ja docReader
Google Analyticsin kävijätilastot

Kuuntelutoiminto

Sivujen kuuntelutoiminto WebReader ja tiedostojen kuuntelutoiminto DocReader tallentavat käyttäjän ponnahdusikkunassa tekemät asetukset evästeinä. Jos käytät kuuntelutoimintoa uudelleen saman laitteen ja saman selaimen kautta, webReader muistaa asetuksesi. Halutessasi voit sallia pelkät istuntokohtaiset evästeet, jolloin ne ovat voimassa vain niin kauan kuin käytät sivustoamme. Voit myös poistaa evästeet kokonaan käytöstä.

Google Analytics

Verkkosivuillamme käytetään Google Analyticsia. Google Analytics on Googlen analysointityökalu. Analytics kertoo Kulttuuria kaikille -palvelulle, miten sivuston vierailijat käyttävät sivustoa. Emme voi yksilöidä tai paikantaa tiettyä käyttäjää saamiemme tietojen perusteella.

Google Analytics voi käyttää evästeitä kerätäkseen tietoa ja raportoidakseen sivustojen käyttötietoja yksilöimättä Googlen yksittäisiä kävijöitä. Google Analyticsin eniten käyttämä eväste on _ga-eväste.

Google Analyticsin keräämää dataa Googlen verkko-omaisuuksista ja mainosevästeitä voidaan sivustojen käyttötilastojen raportoinnin lisäksi käyttää myös osuvampien mainosten valintaan Googlen tuotteissa (kuten Google Haussa) ja muualla verkossa sekä mittaamaan vuorovaikutusta mainosten kanssa.

Lue lisätietoja Analyticsin evästeistä ja tietosuojasta (siirryt Googlen sivuille).

Evästeiden estäminen ja tyhjentäminen

Voit estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimesi asetuksia. Ohjeita eri selaimille:

9. Tietojen luovuttaminen ulkopuolisille tahoille tai siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille tai siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, jos se ei ole palvelun teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Joitakin tietoja luovutetaan toimijoille, joiden kanssa meillä on toimeksiantosopimus. Esimerkiksi palkkionsaajien tiedot ilmoitetaan kirjanpitäjällemme.

Tilitoimistomme on tällä hetkellä Taloustaivas Oy: Taloustaivaan tietosuoja ja rekisteriseloste (siirryt toiselle sivustolle).

Henkilötietoja voidaan luovuttaa eteenpäin, jos viranomainen tai laki vaatii.

10. Mitä oikeuksia rekisteröidyllä on omiin henkilötietoihinsa?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

tarkastaa, mitä henkilötietoja sinusta on tallennettu Kulttuuria kaikille -palvelun rekistereihin
saada virheellinen henkilötietosi korjattua
saada henkilötietosi poistettua rekisteristä, jos Kulttuuria kaikille -palvelulla ei ole enää perustetta jatkaa tietojen käyttöä
peruuttaa mahdolliset suostumuksesi henkilötietojesi käyttöön
vastustaa henkilötietojesi käyttöä
rajoittaa henkilötietojesi käyttöä
kieltää sähköiset tiedotteet ja uutiskirjeet viestin lopussa olevan linkin kautta tai sähköpostilla osoitteeseen salla.fagerstrom@cultureforall.fi. Voit irtisanoutua sähköpostilistaltamme tämän linkin kautta.
saada tietosi siirrettyä järjestelmästä toiseen
tehdä valitus Kulttuuria kaikille -palvelun toiminnasta tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Voit tehdä oikeuksiasi koskevan pyynnön ottamalla yhteyttä meihin:

sähköpostitse rita.paqvalen@cultureforall.fi tai salla.fagerstrom@cultureforall.fi
postilla osoitteeseen Yhdenvertaisen kulttuurin puolesta ry, Kaapelitehdas, Tallberginkatu 1/48, 00180 Helsinki.

Tarvittaessa pyydämme sinua todistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

11. Minkä maan lainsäädäntöä henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan?

Kulttuuria kaikille -palvelun henkilörekisteriin ja siihen sisältyvien henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan Suomen lainsäädäntöä sekä suoraan Suomessa sovellettavaa EU:n lainsäädäntöä, kuten EU:n tietosuoja-asetusta.

12. Miten voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta?

Kehitämme palvelujamme ja toimintaamme jatkuvasti, ja sen takia myös henkilötietojen käsittelyyn voi tulla muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muutoksia. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti.

Ilmoitamme sinulle, jos alamme käyttää henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen kuin siihen, johon henkilötietosi kerättiin. Ilmoitamme asiasta ja uudesta tietosuojaselosteesta etukäteen. Jos tietosuojaselosteeseen tulee muita muutoksia, ilmoitamme niistä verkkosivuillamme.