Kaikukortin nykyinen toimintaprosessi

Kaikukortin toimintaprosessi on kuvattu seuraavassa pdf-tiedostossa (tiedostossa oleva kuva ei valitettavasti ole saavutettava): 

Kaikukortin prosessin nykytila (pdf)

Kaikukortti digitalisoinnin vaatimuksista

Kaikukortin digitalisoinnin vaatimuksia varten tehtiin kysely sote- ja kulttuuritoimijoille heidän tietoteknisestä toimintaympäristöstä. Lisäksi keväällä 2019 järjestettiin työpajat Oulussa, Savonlinnassa ja Helsingissä, jossa Kaikukorttiverkostoon kuuluvilta toimijoilta saatiin arvokasta tietoa Kaikukortin kehittämistä varten. Kyselyiden ja työpapajojen yhteenvedot ovat ohessa Word- ja pdf-tiedostoina:

Yhteenveto: Digikartoitus 2019 (docx)

Yhteenveto: Digikartoitus 2019 (PDF)

Kaikukortin digitalisointiprojekti

Projektin toteuttajaksi on valittu Perfektio Oy. Projekti alkaa 26.9.2019 ja tavoitteena on pilotoida uutta järjestelmää yhden kunnan alueella vuoden 2020 aikana. Tavoitteena on saada uusi järjestelmä valtakunnallisesti käyttöön mahdollisuuksien mukaan vuonna 2021. 

Kaikukortin digitalisointiprojektin tilanne 26.2.2020

Kaikukortin digitalisoinnissa on päästy ensimmäisen version testausvaiheeseen. Olemme ristineet uuden järjestelmän Kaikukannaksi. Kaikukantaan rekisteröidään kaikkien Kaikukorttien taustatiedot, samoin kuin korttien käytöt kulttuurikohteissa. Itse Kaikukortin toimintamalliin ei tule välttämättä muutoksia, ainoastaan työkalut vaihtuvat. Kaikukannan käyttöliittymät ovat täysin selainpohjaisia eli mitään ohjelmia ei tarvitse asentaa työasemille tai mobiililaitteisiin, kunhan niistä löytyy verkkoyhteys.

Mitä Kaikukannan käyttöönotto käytännössä tarkoittaa?

Kaikukorttialueen vastuuhenkilölle tämä tarkoittaa sitä, että hän ylläpitää oman Kaikukortti-verkostonsa käyttäjätietoja eli antaa kortin jakajaorganisaatioille, sote-toimijoille ja kulttuuritoimijoille käyttöoikeudet järjestelmään. Tämä täytyy tehdä vain silloin, kun uusi toimija tulee mukaan. Jakajien ja kulttuuritoimijoiden käyttöoikeudet ovat toimipaikkakohtaisia, ei työntekijäkohtaisia. Näin verkoston hallinta pysyy kohtuullisen kokoisena. 

Kaikukortin jakajalle, kuten sote-toimijalle uuden järjestelmän käyttöönotto tarkoittaa sitä, että hän syöttää asiakkaan eli kortin haltijan tiedot suoraan Kaikukantaan. Syötettävät tiedot ovat samat kuin aikaisemminkin: kortin tunnus, asiakkaan demografiset tiedot, kuten syntymävuosi, sukupuoli, elämäntilanne jne. Tiedot voi edelleenkin ensin kirjoittaa paperilomakkeelle, mutta on syytä nopeasti siirtää tiedot Kaikukantaan, koska kortti ei toimi lipun hankintatilanteessa, ellei korttia ole syötetty tietokantaan. Uutena toimintona tulee kortin voimassaolon pidentäminen. Jos asiakkaan kortin voimassa oloaikaa on tarve jatkaa, ei tarvitse antaa uutta korttia vaan jo jaetun kortin voimassaoloaikaa voi pidentää suoraan Kaikukannassa. Kortin jakaja voi myös poistaa kortin kannasta, minkä jälkeen kortti ei ole käytettävissä kulttuuripalveluiden piirissä. 

Kulttuuritoimijalle tämä tarkoittaa sitä, että toimija voi lukea Kaikukortin numeron asiakaspalvelutilanteessa käyttämällä työasemaa, älypuhelinta tai tablettia, jossa on nettiyhteys. Kaikukortin numero on koodattu myös QR-koodiksi, minkä voi lukea mobiililaitteella tai kannettavalla tietokoneella, jossa on kamera. Numeron voi kirjoittaa myös käsin, jos kameraa ei ole tai jos tiedot haluaa syöttää Kaikukantaan jälkikäteen. Kulttuuritoimija näkee samalla käyttöliittymästä myös sen, kuinka monta aikuisten ja lasten lippua tietyn päivän tapahtumaan on Kaikukortilla hankittu, kunhan käytöt on kirjattu Kaikukantaan. Kaupallisten lipunmyyntitoimistojen lippujen myyntitiedot voidaan lukea Kaikukantaan Excel-muodossa. 

Kun tiedot syötetään Kaikukantaan, aikaisemmin käytettyjä sähköisiä lomakkeita ja isoja tilasto-Exceleitä ei enää tarvita, vaan Kaikukorttialueet saavat tilastot suoraan Kaikukannasta reaaliaikaisesti. Tavoitteena ja toiveena on, että Kaikukorttien rekisteröinnit ja käyttökirjaukset tehdään vain kerran ja päällekkäisistä toiminnoista päästään eroon.

Selkeä näkyvä muutos on pahvisen Kaikukortin etukansi. 

Korttiin lisätään QR-koodi, joka sisältää ainoastaan kyseisen kortin numeron. Numero on myös painettuna selväkielisenä QR-koodin alapuolella. Kaikukortin numerointikäytäntö tulee muuttumaan. Nykyinen kirjain ja neljä numeroa -tunnus on jo osoittautunut liian riittämättömäksi: Kaikukortti-toimintaan on tullut uusia kuntia niin paljon, että kirjaimet ovat jo loppuneet kesken. Tämän takia kortin numerointi muutetaan niin, että kaikkien asiakaskorttien tunnuksen ensimmäinen merkki on A ja yhteisökorttien Y. Tämän jälkeen tulee kolmenumeroinen luku, joka yksilöi kunnan tai maakunnan, mikä jälkeen tulee juokseva numero sekä lopuksi tarkistusnumero. Tunnuksen pituus siis kasvaa, mutta tämän takia QR-koodin käyttöä kannattaa suosia, minkä avulla numeroa ei tarvitse kirjoittaa käsin lainkaan. 

Projektissa toteutettu tietokanta ja siihen liittyvät ohjelmat ovat nyt testauksessa Kulttuuria kaikille -palvelussa. Tarkoitus on päästä pilotoimaan uutta järjestelmää kevään aikana mahdollisesti pääkaupunkiseudulla ja siirtää kaikki Kaikukorttialueet sen piiriin vuoden 2021 aikana. 

Lisätietoja digitalisointiprojektista:

Seppo  Mallenius
ICT-suunnittelija
sähköposti: seppo.mallenius(a)cultureforall.fi

puhelin: +358 40 554 4321 (ma-to)